The electronic workflow of vacation requests

Die Aussicht auf Urlaub ist schön, doch bevor wir den Koffer packen und ans Meer oder in die Berge fahren können, müssen wir meist ein Urlaubsantragsverfahren durchlaufen. Das ist nicht immer einfach. Nicht nur für Mitarbeiter, auch für den Arbeitgeber ist der lange und komplizierte Ablauf der Urlaubsanträge unangenehm. 

Der Workflow von Urlaubsanträgen

Urlaubsplanung ist wichtig.  Die Verfügbarkeit von Mitarbeitern und die Stellvertretungen müssen gewährleistet sein. Die Arbeitsabläufe sowie der Betrieb des Unternehmens müssen weiter funktionieren.  

Für die Mitarbeiter ist ein “altmodischer” Workflow von Urlaubsanträgen oft problematisch und aufwändig. Formulare müssen gesucht und ausgefüllt werden, Freigaben und Unterschriften müssen gesammelt werden. Für den Arbeitgeber wiederum ist nicht sichergestellt, ob ihn der Mitarbeiter tatsächlich schnell genug über seine Urlaubspläne informiert. 

Den Dokumenten-Workflow optimieren

Vereinfachung der Kommunikation  

Um den Umlauf von Dokumenten in Ihrem Unternehmen zu verbessern, sollten Sie bisher verwendete Formulare überprüfen. Zudem sollte geklärt werden, ob bestimmte Teile des Antragsprozesses wirklich nötig sind oder weggelassen werden können.  

Reorganisation der Dokumentenarchivierung  

Natürlich ist die Ablage von HR-Dokumenten schon allein aus Gründen der Kontrolle notwendig. Allerdings sind Unternehmensarchive nicht immer benutzerfreundlich. Vielleicht lohnt es sich nicht, sich an analoge Lösungen zu klammern, sondern stattdessen über die Organisation in einer Cloud oder ein Firmen-Intranet nachzudenken?  

Urlaubsanträge künftig digital abzuwickeln ist nicht unbedingt mit hohen Kosten oder großem Aufwand verbunden, kann aber viel Zeit, Mühe und Frust ersparen.

Urlaubsanträge im Intranet – unsere Lösung

Sie gehen auf die entsprechende Registerkarte des Intranets, wählen die Option „Urlaubsantrag stellen“ und klicken. Sie sehen alle Informationen, die Sie benötigen – wie viele Urlaubstage Sie dieses Jahr noch nehmen können oder wer Ihren Antrag annehmen soll. Sie wählen die Art des Urlaubs, markieren den ersten und letzten Tag und senden ihn an Ihren Vorgesetzten.  

Die nächsten Schritte werden vom Vorgesetzten übernommen. Er kann den Antrag nun annehmen oder ablehnen, Sie werden im Anschluss sofort benachrichtigt. Freigegebener Urlaub wird direkt im Kalender markiert.  Die Stornierung oder Änderung des Urlaubsdatums erfolgt auf gleiche Weise. 

Wie sieht der elektronische Workflow von Urlaubsanträgen aus Sicht des Arbeitgebers aus? Genauso einfach: Die Anträge der Mitarbeiter sind im Intranet sichtbar. Der Vorgesetzte kann beispielsweise überprüfen, ob der Kunde, für den seine untergeordneten Mitarbeiter tätig sind, über den geplanten Urlaub informiert wurde und ob er keine Einwände hat. Er kann auch die Personalabteilung in den Urlaubsgenehmigungsprozess einbeziehen. Der Vorgesetzte koordiniert auch den Prozess der Verschiebung oder Stornierung des Urlaubs vollständig. Er kann jederzeit überprüfen, welcher Mitarbeiter sich im Urlaub befindet und wann er wiederkommt.  

Bei unserer Lösung findet sich alles übersichtlich an einer Stelle im Intranet. 

Klingt gut? Kontaktieren Sie uns gern!