Excel in der Produktion ablösen: So schaffen CIOs und IT-Leiter den Sprung zu einer belastbaren Shopfloor-IT
Excel ist in vielen Werken nicht deshalb so präsent, weil es die beste Produktionslösung wäre, sondern weil es schnell verfügbar ist, jeder es kennt und Fachbereiche damit ohne lange IT-Vorlaufzeit Probleme lösen können. Genau darin liegt aber das strukturelle Risiko: Aus einer lokalen Übergangslösung wird schleichend ein geschäftskritisches System – ohne belastbare Integrationslogik, ohne durchgängige Rollen- und Rechtekonzepte, ohne sauberen Audit Trail und meist ohne klare Verantwortung für Betrieb, Weiterentwicklung und Datenqualität. Produktionsnahe Daten entstehen dann in Dateien, werden per E‑Mail oder Netzlaufwerk verteilt, manuell konsolidiert und irgendwann in ERP-, Qualitäts- oder Shopfloor-Systeme zurückgeschrieben. Das ist nicht digitale Produktion, sondern digitale Improvisation. [Quelle: Mesa Blog]
Warum gerade jetzt?
Warum das Thema gerade jetzt auf die Agenda von CIOs und IT-Leitern gehört, hat drei Gründe. Erstens steigt der Bedarf an Echtzeit-Transparenz in Produktion, Qualität und Logistik. MESA bringt es auf den Punkt: Wettbewerbsfähige Fertigung braucht standardisierte und digitalisierte Informationsflüsse, die über die „vier Wände“ des Werks hinaus mit Wertschöpfungspartnern verbunden sind. Zweitens wächst der Druck zur Skalierung: Cloud, Data Platforms, digitale Zwillinge und Industrial AI setzen strukturierte, integrierte Daten voraus. Drittens verschärfen sich Governance- und Sicherheitsanforderungen – gerade im Automotive-Umfeld, in dem standardisierte Informationssicherheitsnachweise wie TISAX relevant sind. Excel kann all das unterstützen, aber nicht tragen. [Quelle: Mesa Blog]
Die versteckten Excel-Kosten
Die versteckten Kosten von Excel in der Produktion werden häufig unterschätzt. Sichtbar sind meist nur die Lizenzkosten – und die sind niedrig. Unsichtbar bleiben dagegen die Prozesskosten: Mehrfacheingaben, Statusabfragen per Telefon oder Mail, manuelle Plausibilitätsprüfungen, Fehlerkorrekturen, Freigabeschleifen ohne Transparenz, verzögerte Reports und hoher Abstimmungsaufwand zwischen Produktion, Qualität, Instandhaltung und Logistik. Im Toyota-Kaizen-Fall war das sehr plastisch: Der Prozess lief über viele Einzeldateien, die Bearbeitung dauerte im Schnitt sechs Wochen. Nach der Digitalisierung sank die durchschnittliche Bearbeitungszeit auf eine Woche; gleichzeitig stieg die Zahl der Vorschläge um 18 Prozent. Das zeigt sehr gut, dass die wirtschaftliche Wirkung nicht nur in eingesparten Minuten liegt, sondern in einer höheren organisatorischen Reaktionsgeschwindigkeit. [Siehe Case Study Kaizen]
Ähnlich ist es bei Bestands- und Materialprozessen. Im Toyota-Öllager führten analoge Tafeln zu geringer Transparenz, erschwerter Bestandsprognose und mühsamer Aktualisierung. Erst die digitale Lageranwendung mit Bildschirmansicht und Scanner brachte die notwendige Sichtbarkeit und senkte das Risiko falscher Kennzeichnungen. In der Intralogistiklösung IHPL ging es noch einen Schritt weiter: Produktionsbedarfe, Positionen und Materialbewegungen wurden digital synchronisiert. Das Ergebnis waren weniger Wartezeiten, weniger Leerfahrten, unterbrechungsfreie Produktion und deutlich geringerer Bedarf an Lagerraum. Wer Excel in solchen Prozessen ablöst, digitalisiert also nicht nur Dokumentation, sondern stabilisiert Materialfluss und Versorgungssicherheit. [Siehe Case Study Toyota]
Welche Architektur passt zu welchem Prozess?
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht: „Wodurch ersetzen wir Excel?“ Die richtige Frage ist: „Welche Architektur passt zu welchem Prozess?“ Für einfache, aber werksrelevante Abläufe wie Kaizen, Maßnahmenmanagement, Schichtübergaben oder Prüfworkflows reicht in vielen Fällen eine zentrale Web-Anwendung auf relationaler Datenbankbasis mit sauberem Rollenmodell, Audit-Logging und APIs. Für produktionskritische Prozesse mit Traceability, Rezepten, Auftragssteuerung, Betriebsdatenerfassung oder Maschinenintegration ist ein MES beziehungsweise MOM die bessere Heimat. Genau dort greifen ISA-95, standardisierte Datenobjekte und eine klare Trennung zwischen Unternehmensebene und Fertigungsebene. OPC UA wiederum ist ein sinnvoller Standard, wenn OT-Systeme und Maschinen interoperabel und sicher angebunden werden sollen. [Siehe Vialutions Blog]
Low-Code sollte in dieser Zielarchitektur als Beschleuniger verstanden werden, nicht als Allheilmittel. Es eignet sich hervorragend für klar abgegrenzte, wenig riskante Use Cases mit hoher Änderungsdynamik – etwa mobile Erfassungen, Freigaben, Checklisten oder flankierende Werkeranwendungen. Es ist aber kein guter Ersatz für komplexe, hoch integrierte und geschäftskritische Produktionskerne, wenn Governance, Sicherheit, Lebenszyklusmanagement und Integration nicht professionell organisiert sind. Genau deshalb betont Microsoft für Enterprise-Low-Code Vision, Rollen, Security, Governance und automatisiertes Auditing; Vialutions weist ergänzend auf Grenzen bei Integrationen, externen Beteiligten und langfristigen Betriebskosten hin. Für CIOs heißt das konkret: Low-Code ja – aber nur mit Guardrails, einem Center of Excellence und klarer Abgrenzung. [36]
Auch die Zielarchitektur der führenden OEMs folgt genau dieser Logik. Mercedes-Benz verbindet rund 30 Werke über eine Datenplattform, erzeugt virtuelle Abbilder von Produktionsprozessen und nutzt in neuen Produktionsanläufen digitale Zwillinge und KI; Volkswagen rollt über seine Digitale Produktionsplattform inzwischen mehr als 100 Anwendungen über mehr als 40 Werke aus; BMW setzt auf digitale Zwillinge, über 100 digitale Anwendungen und Echtzeit-Qualitätsüberwachung mit AIQX. Hinter diesen Beispielen steckt kein singuläres Einzeltool, sondern ein Muster: standardisierte Plattformen, wiederverwendbare Integrationen, zentrale Datenmodelle und skalierbare Roll-outs. Genau deshalb ist das eigentliche Ende von Excel in der Produktion nicht die Einführung einer neuen Oberfläche, sondern die Einführung eines anderen Betriebsmodells. [Quelle: Mercedes Benz]
Wie die Migration gelingt
Wie gelingt die Migration ohne Produktionsrisiko? Nicht per Big Bang. Der erste Schritt ist immer ein Excel- und Prozessinventar mit Kritikalitätsbewertung: Welche Dateien enthalten echte operative Logik? Welche davon sind traceability-relevant? Wo gibt es Mehrfacheingaben und Medienbrüche? Im zweiten Schritt folgen Zielbild und Business Case – gemeinsam von Fachbereich und IT. Bitkom empfiehlt hier explizit Standortbestimmung, Zielbild, Phasenplan, Change-Kommunikation, interdisziplinäres Plattform-Team und Pilot-Use-Cases. Genau das ist für Produktions-IT entscheidend: ein kleiner, klar abgegrenzter Pilot mit messbarem Nutzen, dann Roll-out in Wellen. Die wichtigste Praxisregel lautet dabei: Excel nicht verbieten, sondern entkernen. Es darf Export- und Analysewerkzeug bleiben – aber nicht länger das System sein, in dem operative Wahrheit gepflegt wird. (Quelle Bitkom]
Welche Kennzahlen überzeugen Vorstand und Werkleitung? Vor allem die, die Business und Betrieb verbinden: verkürzte Durchlaufzeit pro Vorgang, weniger manuelle Touchpoints, höhere Bestandsgenauigkeit, weniger Fehlteile am Band, schnellere Freigaben, geringere Reporting-Zeiten, bessere Nachvollziehbarkeit und sinkende Zahl ungeklärter Datenstände. In den Vialutions-/Toyota-Beispielen lassen sich dafür belastbare Richtungseffekte ablesen: sechs Wochen auf eine Woche im Kaizen-Prozess, mehr Ideen aus der Organisation, klarere Lagertransparenz, weniger Fehlkennzeichnung, weniger Wartezeiten und Berichte, die nicht mehr Tage, sondern Minuten brauchen. Wer den Business Case sauber aufsetzt, wird deshalb in vielen Fällen schon in der ersten Welle Nutzen sehen – zunächst durch weniger Admin-Aufwand und schnellere Entscheidungen, später durch stabilere Produktionsprozesse, bessere Qualität und skalierten Roll-out über weitere Werke. [Siehe Case Study Kaizen]
Fazit
Das Fazit ist eindeutig: Excel in der Produktion abzulösen bedeutet nicht, ein vertrautes Werkzeug zu bekämpfen. Es bedeutet, operative Prozesse dorthin zu verlagern, wo sie hingehören: in integrierte, auditierbare, sichere und skalierbare Systeme. Für CIOs und IT-Leiter ist das eine Chance, aus lokalen Workarounds eine belastbare Shopfloor-Architektur zu machen – schrittweise, mit klarem Business Case und ohne die Produktion zu gefährden. Wer heute richtig anfängt, ersetzt nicht nur Tabellen. Er gewinnt Datentransparenz, Geschwindigkeit, Governance und industrielle Skalierbarkeit. [Quelle: Mesa Blog]