Excel and SharePoint – why you should consider a change

So gut wie jedes Unternehmen nutzt Excel für verschiedene Anwendungszwecke. In erster Linie ist Excel als Teil der Office Software von Microsoft hilfreich bei Tabellenkalkulationen. Mit Excel können bereinigt, organisiert, verarbeitet und konsolidiert werden. Wenn es die Datenorganisation geht, wählen Unternehmen das Programm beinahe schon automatisch als Werkzeug. 

Schwieriger Abschied

Es ist nicht leicht, gewohnte Arbeitsabläufe zu verändern oder sich von Programmen und Anwendungen zu verabschieden, an die man sich lange gewöhnt hat – selbst wenn es in der Zwischenzeit vielleicht passendere Alternativen gibt 

Vorteile von Excel

Ein Vorteil von Excel ist die Allgemeingültigkeit. Jede Art von Büroarbeit basiert auf der Microsoft Office Suite. Wenn wir also Daten erfassen oder im Team daran arbeiten müssen, wählen wir nahezu automatisch Excel. Zudem sind die grundlegenden ExcelFunktionen den meisten Menschen, die einer Bürotätigkeit nachgehen, bekannt. Einfache Datenanalysen, das Anlegen von Listen oder das Vergleichen von Angeboten: die meisten hatten hiermit bereits Kontakt. Ein weiterer Vorteil von Excel ist die Transparenz. So lassen sich übersichtliche, gut lesbare Tabellen erstellen. Excel arbeitet visuell, so dass man direkt sieht, was man tut und wo die Daten sind. 

Nachteile von Excel

Bei allen Vorteilen gibt es eine Vielzahl von Anwendungsbereichen, für die Excel einfach nicht gemacht und auch nicht optimal geeignet ist. So ist das Programm ursprünglich für die Tabellenkalkulation gemacht. Excel ist trotz aller Möglichkeiten durch Pivot und SVerweise keine Datenbank. 

Bei der Verwendung von Excel kann schnell Unordnung entstehen. Häufig sind verschiedene Versionen einer Tabelle im Umlauf oder aber ein Kollege löscht versehentlich eine Formel. 

Neben der schweren Nachvollziehbarkeit von Änderungen ist ein Hauptproblem in Excel die Zusammenarbeit. Zwar gibt es Möglichkeiten, ein Excel Dokument zu modifizieren und Daten zu sammeln, das ist aber im Idealfall die Aufgabe einer Person. Denn wenn Daten von mehreren Personen in einer Datei gesammelt werden, ist es hilfreich, Änderungen und vorherige Versionen kontrollieren zu können. Bei Excel sind diese Möglichkeiten eingeschränkt. Für ein gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Benutzer in einem Dokument ist Excel nicht die richtige Wahl. 

Excel-Funktionen lassen sich leicht auf andere, viel intuitivere Werkzeuge übertragen. Und das ist es, was wir tun. 

Weg von Excel, aber wie?

Wir beschäftigen uns seit Jahren mit IT-Lösungen für Büros und wissen genau, welche Lösungen für ein bestimmtes Unternehmen am besten geeignet sind. 

Wir wollen jedoch nicht die Arbeitsabläufe unserer Kunden unterbrechen, um ihn an von uns neu implementierte Tools zu heranzuführen. Daher arbeiten wir nach dem Prinzip der kleinen Schritte. Wir konzentrieren uns auf die Implementierung einer Lösung, die vorhandene Excel Dateien optimal automatisiert und entwerfen die Ziellösung. Schritt für Schritt übertragen wir dann z.B. Daten von Excel nach SQL, implementieren Zusatzmodule oder erweitern bestimmte Funktionalitäten. 

Es hat sich gezeigt, dass der schrittweise Übergang von Excel zu modernen Tools von VIALUTIONS von unseren Kunden auf diese Weise sehr gut angenommen wird. Zudem bietet die agile Vorgehensweise mehr Möglichkeiten, Arbeit und Ideen zu überprüfen, da sich der Implementierungsprozess über einen gewissen Zeitraum erstreckt. 

Sprechen Sie uns gern darauf an, warum es sich lohnt, Excel hinter sich zu lassen und nach etwas zu suchen, das besser auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.